Je hebt van die personen die in de groep altijd op de voorgrond staan, en van die mensen die rustig afwachten en hun eigen weg zoeken. Petra en ik vallen allebei in die laatste categorie.

Als ik haar als eerstejaars leer kennen, speelt Petra al basketbal op het hoogste niveau van Nederland. Sinds haar 14e speelt ze voor Oranje. Aan het einde van de middelbare school kijkt ze naar bètastudies of een combinatie van sport en bèta. Ze vertelt: "Ik vond wiskunde echt leuk. Ik ben ook gaan kijken bij geneeskunde, om sportarts te worden, maar dat is wel een heel lange weg tot je daar bent. Ik heb ook bewegingswetenschappen overwogen. De wiskunde heeft uiteindelijk gewonnen. Ik wist nog niet precies wat ik er later mee wilde gaan doen, maar wel dat mijn interesse lag bij de toegepaste wiskunde. Mijn broertje en ik grapten dat ik altijd de NS kon helpen met het spoorboekje maken." De keuze voor Universiteit Utrecht lag voor de hand, omdat Petra opgegroeid is in Utrecht. De eerste jaren woont ze nog thuis. Na twee jaar gaat ze op kamers op de Uithof. "Ik moet eerlijk zeggen dat ik in het derde studiejaar dacht 'Jeetje, wat ben ik eigenlijk aan het doen?' Het was wel heel theoretisch. Ik zag de toepassing in de maatschappij niet. Toen ontdekten we de voorloper van de huidige minor Fundamentals of Business and Economics. In combinatie met een afstudeerstage bij een bedrijf kreeg mijn wiskundestudie echt een toegepaste draai."

Operationele logistiek

Petra's afstudeerstage was bij Sunrise Medical, een bedrijf in medische hulpmiddelen met meerdere Europese vestigingen. Op het moment van haar stage wordt er een nieuw Europees distributiecentrum ingericht in Nieuwegein. Haar stageopdracht draait om de efficiëntie in dat nieuwe pand. "Ik heb gekeken naar de flows. Dan denk je na over de inrichting van zo'n groot magazijn en welke producten waar moeten staan. De meest gebruikte artikelen wil je natuurlijk handig en snel kunnen pakken. Een ander onderdeel was een analyse van de ideale hoeveelheid van de voorraden. Dit waren allemaal dingen die ik kon berekenen en simuleren. Mijn werk had dus direct invloed; het was heel toegepast. Precies wat ik wilde."

Dat vakgebied van operationele logistiek zal later weer een rol spelen in Petra's carrière. Na haar afstuderen gaat Petra echter eerst werken bij Capgemini, een wereldwijd bedrijf in consulting, technologie en digitale transformatie. "Ik werd aangenomen in de Business Intelligence Group. Die hield zich vooral bezig met data-analyse. Ik heb in drie jaar veel verschillende opdrachten gehad. De meeste met data-analyse of modelleren voor banken of verzekeraars. Het mooiste was dat ik voor mijn werk weer een opleiding mocht volgen. Ik ben begonnen met het halen van mijn CPIM (Certified in Planning and Inventory Management) bij APICS. Dat is een wereldwijd erkend certificaat dat expertise aantoont in interne bedrijfsvoering, planning en supply chain-integratie. Het draait om kostenreductie en efficiëntieverbetering door beheersing van vraag, aanbod, voorraad en kwaliteitsmanagement."

En daarmee beweegt Petra dus weer terug richting de operationele logistiek. Naast de CPIM behaalt ze terwijl ze in dienst is bij Capgemini ook een Lean Six Sigma (LSS) Green Belt. Lean is een managementfilosofie, een werkwijze en een cultuur van continu verbeteren. Alles draait om het slimmer en efficiënter inrichten van processen. Lean werken helpt verspilling te voorkomen, processen soepeler te laten lopen en meer waarde te leveren voor de klant. Tijdens de LSS Green Belt training word je getraind in analysetechnieken en inwerken met data om oorzaken van problemen inzichtelijk te maken.

...enerzijds de wiskunde en het optimaliseren van processen, anderzijds het verlangen naar samenwerking en je dienstbaar opstellen

Petra: "Ondanks die opleidingen, die me beide erg aanspraken, had ik na drie jaar wel door dat ik niet de persoon ben voor korte opdrachten bij verschillende bedrijven. Ik vind het fijn om voor één bedrijf te werken. Ik zag een vacature bij Friesland Foods als supply chain planner. Van mijn oom die daar werkte begreep dat dat een goede werkgever was en dus solliciteerde ik. Ik kwam terecht in een hypermoderne fabriek waar melk verwerkt wordt. Mijn taak was om te voorspellen hoeveel van elk product, bijvoorbeeld melk, yoghurt, vla en slagroom nodig was. De productie werd daarop gebaseerd en door ons ingepland. Op basis van de gegevens weet je wat er gisteren verkocht is, hoeveel er dezelfde dag vorige week verkocht is, hoeveel er in dezelfde week vorig jaar verkocht is. Het is niet heel moeilijk om dan te bepalen wat je ongeveer per dag nodig hebt. Voor sommige producten, zoals de bekertjes met schoolmelk, is de vraag heel erg goed voorspelbaar. Aanbiedingen bij een supermarkt zijn veel minder voorspelbaar. Natuurlijk maken zij ook een voorspelling, maar ze kunnen er best flink naast zitten. Als je van tevoren alles produceert, is er een kans dat uiteindelijk veel minder wordt afgenomen dan verwacht en dat je voedsel moet weggooien. Je weegt de risico's af tegen de kosten. Ik heb aangetoond dat het invoegen van een extra productiemoment loont, ondanks de extra kosten, omdat je daarmee in staat bent om op het laatste momentbij te sturen."

Friesland Foods gaat samen met Campina op in FrieslandCampina en wordt in 2009 overgenomen door Arla. Petra wordt na een aantal jaren plannen gevraagd of ze interesse zou hebben in een leidinggevende functie. Ze wordt teamleider van de productieafdeling Processing. Een hele verandering. Petra vertelt: "Ik werd de teamleider van de mensen die alle melk verwerken die binnenkomt. Ik wist daar natuurlijk in het begin maar weinig van af. Ik heb nog de module Zuiveltechnologie aan de HAS gevolgd om meer kennis over melk op te doen. Samen met het team heb ik gekeken hoe we het allemaal slimmer en beter konden doen. Dat ging goed en was leuk om te doen."

Opstap naar manager

In 2013 besluit Arla om wereldwijd lean te gaan werken. Met haar ervaring met de verschillende afdelingen van het bedrijf én haar Lean Six Sigma Green Belt certificaat, wordt Petra gevraagd om lean manager te worden om deze nieuwe strategie te implementeren bij de fabriek in Nijkerk. "Dat was een schot in de roos. Met kennis van lean werken en een achtergrond als wiskundige, blijk je processen goed te kunnen analyseren, hoe groot of ingewikkeld zo'n fabriek ook is. Ik vond het ontzettend leuk om continu te zoeken naar verbeteringen, in alle lagen maar ook samen met alle lagen van de organisatie. Ik kan snel verbanden leggen binnen een afdeling, maar ook tussen afdelingen. Het is gewoon een grote puzzel." 

Na drie en een half jaar vertrekt de manager van de afdeling processing, waar Petra een aantal jaren eerder al teamleider was, en schuift ze door naar die positie. Petra: "Het was een interessante stap. Als manager sta je weer iets verder van de werkvloer af. De uitdaging zat meer in het strategisch nadenken, verder naar de toekomst moeten kijken. Het was een afdeling waar ik heel goed m'n ei kwijt kon qua probleemoplossen en continu verbeteringen blijven aanbrengen. Als manager heb je niet meer de tijd om alles zelf te doen, dus een groot deel van het werk bestaat uit anderen enthousiasmeren en aansporen om daarmee aan de gang te blijven."

Toen kwam bij Arla een functie vrij als Senior Manager Quality Environment Safety and Health. Arla kan geen goede kandidaten vinden voor deze positie en vraagt Petra tot driemaal toe of ze deze taak op zich wil nemen. "Achteraf kan ik zeggen: dat had ik nooit moeten doen. Dat was natuurlijk ook de reden dat ik aanvankelijk weigerde. Ik was totaal niet thuis in de achtergronden van voedselveiligheid en milieueisen die die rol vereiste. Ik voelde me op die plek vanaf het eerste moment heel kwetsbaar en ervoer weinig steun van de rest van het team." Na een jaar met veel stress gaat Petra terug naar haar oude managementfunctie op haar oude afdeling. Ze switcht daarna nog een keer naar een andere managementfunctie, maar naar eigen zeggen is ze het plezier bij Arla dan eigenlijk kwijt. "Ik heb m'n draai niet meer echt teruggevonden. Ik werkte toen bijna 15 jaar bij Arla en vond dat het ook wel tijd was om ergens anders aan de slag te gaan."

FoCus op Lean

Na die stressvolle tijd neemt Petra bewust het besluit om even geen leidinggevende rol meer op zich te nemen. Ze wil zich weer kunnen richten op het efficiënt werken en verbeteren van bedrijfsprocessen. Bij het farmaceutisch bedrijf MSD in De Bilt kan ze aan de slag als Lean Expert. Na anderhalf jaar start ze met de vervolgtraining Lean Six Sigma Black Belt - een training voor projectleiders van complexe verbeterprojecten. De Black Belt combineert alles van analyse, uitvoering en voortgang van projecten en werkt intensief met data. Petra onderhandelt bij de sollicitatie dat ze haar opleiding onder werktijd mag afronden.

"Ik ben nu druk met het afronden van de laatste projecten voor mijn opleiding; voor mijn examen ben ik vorig jaar al geslaagd. Zo'n project verloopt in verschillende fases. In de define-fase vraag je je af wat het probleem of knelpunt van het proces is dat je wilt oplossen. Dat doe je onder andere door middel van een go-see. Je maakt als het ware een business case om de potentie van het proces te ontdekken. Daarna komt de measure-fase: dat draait om data verzamelen. We kijken wat de potentie is en een contextuele analyse helpt om verder te bepalen waar het probleem zit. Daarna komt een analyse-fase waarin ik alle processen ga uittekenen en oorzaken voor het probleem wil achterhalen. Ik heb daarbij mijn collega's en hun input en kennis heel hard nodig, want ik weet natuurlijk niets van alle farmaceutische processen en celbiologie. Ik vraag hen waar het misgaat en vooral heel vaak 'waarom'. Zodra het over ampullen en verpakkingen gaat, snap ik het weer. Ik heb de operators dus keihard nodig. Juist die samenwerking vind ik ook heel erg leuk. Ik kan wel faciliteren en meedenken, maar uiteindelijk proberen we samen de problemen op te lossen waar zij geregeld tegenaan lopen."

Of Petra een managementfunctie soms mist? "Bij Arla zat ik als Lean Manager in het managementteam. Dan zit je regelmatig met alle andere managers om tafel en kun je de filosofie en de noodzaak van lean goed overbrengen. In mijn huidige functie mis ik dat soms een beetje omdat ik verder van het managementteam af zit. De productiedruk bij MSD ligt erg hoog, waardoor men ervaart dat er weinig tijd is om te kijken naar de verbeteringsmogelijkheden van de processen. Dat frustreert me soms wel, want lean is nu juist de oplossing!"

En de toekomst? "Ja, in ieder geval de opleiding voor Lean Six Sigma Black Belt afronden. Ik voel me thuis in dit vakgebied van continu verbeteren van processen. Dit is heel leuk om te doen. Of die processen nou draaien om yoghurt of medicijnen maken, dat maakt dus niet zo veel uit. Het gaat om het proces, en het optimaliseren daarvan is toch een soort puzzeltje."

Als ik Petra zo hoor vertellen, is lean nooit klaar. Met de lean mindset zoek je telkens weer een nieuwe verbetering, een nieuwe oplossing voor een nieuw probleem. Het vereist een kwalitatieve en kwantitatieve analyse waar je als wiskundige goed in bent. Petra vertelde dat ze bij veel stappen in haar carrière niet heel bewust heeft stilgestaan. Toch zie ik in haar loopbaan wel twee rode draden die samenkomen: enerzijds de wiskunde en het optimaliseren van processen en anderzijds het verlangen naar samenwerking en je dienstbaar opstellen. Met z'n allen, in alle lagen van het bedrijf, continu de gezamenlijke output verbeteren. Ik vind dit een hele mooie samensmelting en toegepaste wiskunde ten top.

	CuRriCulUm Vitae Petra Rutgers
2005 – 2008 Consultant Advanced Analysis, Capgemini 2008 – 2011 Supply Chain Planner, Arla Foods 2011 – 2013 Team Leader Processing, Arla Foods 2013 – 2017 Lean Manager, Arla Foods 2017 – 2019 Manager Receiving & Processing, Arla Foods 2019 – 2021 Senior Manager Quality Environment Safety Health, Arla Foods 2021 – 2022 Manager Receiving & Processing, Arla Foods 2022 – 2023 Operational Support Manager, Arla Foods 2023 – 2024 Operational Excellence / Lean expert, MSD Animal Health De Bilt 2024 – heden Senior Operational Excellence / Lean expert, MSD Animal Health De Bilt